10 ทริคเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย PDF ที่คุณอาจยังไม่เคยใช้

ไฟล์ PDF คือฮีโร่ที่ไม่ได้รับการยกย่องในกระบวนการทำงานแบบดิจิทัล หลายคนใช้ไฟล์ PDF เพียงแค่พื้นฐาน ทั้งที่จริงแล้วมันสามารถทำอะไรได้มากกว่านั้นมาก นักธุรกิจจำนวนไม่น้อยเสียเวลาไปกับการค้นหาเอกสารที่สแกนแล้วแต่ค้นหาไม่ได้, สลับไปมาระหว่างหลายๆ รูปแบบไฟล์, หรือแม้กระทั่งต้องพิมพ์ฟอร์มออกมาเพียงเพื่อกรอกข้อมูลและเซ็นชื่อ สิ่งเล็กๆ เหล่านี้สะสมจนกลายเป็นการเสียเวลา ขัดขวางประสิทธิภาพในการทำงาน และบางครั้งอาจกระทบต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบอีกด้วย

ไม่ว่าคุณจะทำงานในสายกฎหมาย การเงิน การศึกษา หรือด้านการออกแบบ การใช้ PDF อย่างชาญฉลาดสามารถยกระดับการทำงานของคุณได้อย่างมาก ต่อไปนี้คือ 10 ทริคในการใช้งาน PDF ที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลา ลดความยุ่งยาก และทำให้วันของคุณราบรื่นยิ่งขึ้น

1. แปลงไฟล์เป็น PDF แบบชุด ไม่ต้องเสียเวลาทีละไฟล์

เบื่อไหมกับการแปลงไฟล์ทีละไฟล์? คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การประมวลผลแบบชุด (Batch Processing) เพื่อแปลงไฟล์หลายๆ ไฟล์พร้อมกัน ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel, หรือภาพ ให้กลายเป็น PDF ในขั้นตอนเดียว ลากแล้ววางได้เลย ง่ายและเร็วมาก

2. ใช้ OCR เพื่อให้เอกสารสแกนสามารถค้นหาได้

OCR หรือ Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยแปลงเอกสารที่สแกนแล้วให้กลายเป็นข้อความที่สามารถค้นหาได้ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารประเภทสัญญา ใบเสร็จ หรือรายงานวิชาการ ใช้ OCR แล้วคุณจะสามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลเก่าๆ ได้ง่ายขึ้นมาก

3. แก้ไขข้อความใน PDF ได้โดยตรง

ไม่ต้องย้อนกลับไปแก้ใน Word หรือ InDesign อีกต่อไป เพราะคุณสามารถแก้ไขข้อความได้โดยตรงใน PDF โปรแกรมสมัยใหม่ช่วยให้คุณสามารถแก้คำผิด เปลี่ยนฟอนต์ หรือปรับขนาดข้อความได้ทันทีบนหน้า PDF การแก้ไขแบบอินไลน์ช่วยให้ทำงานได้ต่อเนื่องยิ่งขึ้น

4. เซ็นเอกสารแบบดิจิทัลได้ โดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา

ลายเซ็นดิจิทัลไม่ได้แค่สะดวก แต่ยังถูกต้องตามกฎหมายอีกด้วย คุณสามารถใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้วใน PDF เพื่อเซ็นสัญญา ข้อตกลง หรือฟอร์มต่างๆ ได้ทันทีจากหน้าจอ ลดเวลาในการดำเนินงาน และไม่ต้องใช้กระดาษเลย

5. แยกเฉพาะหน้าที่ต้องการจากเอกสาร

หากคุณมีไฟล์ PDF ยาว 200 หน้า แต่ต้องการแค่ 5 หน้า คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ Extract เพื่อดึงเฉพาะหน้าที่ต้องการออกมาได้ โดยไม่ต้องเปิดทั้งไฟล์ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและจัดการไฟล์ได้มีประสิทธิภาพขึ้น

6. สร้างฟอร์มกรอกข้อมูลแบบโต้ตอบได้

เปลี่ยนฟอร์มธรรมดาให้กลายเป็นฟอร์มแบบกรอกข้อมูลได้ (Fillable Form) ไม่ว่าจะเป็นฟอร์มสำหรับพนักงานใหม่ แบบสำรวจลูกค้า หรือแบบฟอร์มใดๆ การสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลได้ช่วยลดการส่งกลับไปกลับมา และทำให้การรวบรวมข้อมูลสะดวกขึ้น

7. รวมเอกสารหลายไฟล์เป็น PDF ไฟล์เดียว

ไม่ต้องแนบไฟล์หลายๆ ไฟล์อีกต่อไป รวบรวมทุกไฟล์ให้เป็น PDF เดียวที่มีลำดับหน้าเรียบร้อย เหมาะสำหรับการส่งข้อเสนอ โปรเจกต์ เอกสารลูกค้า หรือแฟ้มข้อมูลต่างๆ การรวมไฟล์ช่วยให้เอกสารดูเป็นระเบียบและมืออาชีพยิ่งขึ้น

8. ใส่คำอธิบายและโน้ตเหมือนมือโปร

คุณสามารถขีดเส้นใต้ ไฮไลต์ ขีดฆ่า หรือใส่โน้ตใน PDF ได้โดยตรง ฟีเจอร์นี้เหมาะมากสำหรับการตรวจงาน แก้เอกสารทางกฎหมาย หรือการทำงานแบบทีม การใส่คำอธิบายลงไปช่วยให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น

9. ปิดข้อมูลสำคัญอย่างปลอดภัยด้วยการ Redact

อย่าแค่ใช้แถบดำปิดข้อมูลลับ เพราะมันสามารถถูกเปิดดูได้ง่าย ฟีเจอร์ Redact ที่แท้จริงจะลบข้อมูลออกจากเอกสารอย่างถาวร ทำให้เอกสารปลอดภัยและเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยหรือกฎระเบียบด้านข้อมูล

10. ใช้ Automation เพื่อทำงานซ้ำๆ ให้เสร็จในคลิกเดียว

PDF บางโปรแกรมมีฟีเจอร์ Action Wizard หรือ Workflow Automation ที่ช่วยให้คุณตั้งค่าการทำงานแบบอัตโนมัติ เช่น ลดขนาดไฟล์ ใส่ลายน้ำ หรือเข้ารหัสไฟล์ได้ในคลิกเดียว ฟีเจอร์นี้เหมาะกับผู้ที่ทำงานกับเอกสารจำนวนมากเป็นประจำ

หลายคนใช้ PDF แค่ในระดับพื้นฐาน แต่หากคุณเข้าใจและใช้งานฟีเจอร์เหล่านี้ให้เป็นประโยชน์ ไฟล์ PDF ก็จะกลายเป็นเครื่องมือทรงพลังที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้อย่างแท้จริง ลองใช้เทคนิคเหล่านี้ดู แล้วคุณจะรู้ว่า “ไฟล์ PDF” ทำอะไรได้มากกว่าที่คุณคิด

ที่มา https://www.foxit.com/blog/10-productivity-hacks-using-pdfs-youre-probably-not-using/

สอบถามหรือปรึกษาเพิ่มเติมได้ที่
💬Line: @monsteronline
☎️Tel: 02-026-6664
📩Email: sales@mon.co.th